如何对会议进行有效的策划

　　如何对会议进行有效的策划

　　良好的会议策划是会议成功的第一步，一个能够令与会者带着满意离开的会议，必定是一个策划周密的会议。会议策划过程中年有三个要素，即会议目标、与会者和会议方案。

　　1.会议目标

　　每次会议都必须以实现某个目标为目标。会议的目标决定了会议计划中的许多环节。只有明确会议的目标，才能确定谁将参加会议，并据此确定会议的地点、议程和预算。例如，跨国公司亚太区总部的年度规划会议旨在通过会议确定未来的商业战略和营销计划。显然，这样的会议需要一个高水平的会议场所、先进的会议设施和高度的安全保密要求。这种会议与政府部门组织的行业会议明显不同。因此，只有明确会议的明确目标和为实现目标而安排的会议内容，才能确定会议的其他要素。

　　一旦确定了会议的目标，就可以确定哪些人需要参加会议。除了与会议目标和内容直接相关的与会者外，还需要考虑另外两类人。一个是是否需要邀请不同类型的贵宾，如政府官员、行业高管或专家学者。这些人的参与可以提高会议的水平。第二个问题是是否允许(或邀请)参与者带上他们的家庭成员。如果参加者人数相对较少，可以考虑邀请家庭成员参加中高层会议，以增进中高层员工之间的感情。此外，如果是奖励旅行，也可以邀请家庭成员参加，以激励这些奖励员工更好地工作。

　　2.与会者

　　一旦明确了会议目标，就可以确定哪些人需要参加会议。除了与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，另两类人是经常需要考虑的，一是是否需要邀请不同类型的贵宾，比如政府官员、行业主管、或者是专家学者等，这些人员的参加可以提升会议的层次。二是是否允许(或邀请)与会者携带家属。如果是参加人数较少的中、高层会议，可以考虑邀请家属参加，以增进中、高层员工之间的感情。另外，如果是奖励旅游，也可以邀请家属参加，以激励这些获得奖励的员工更好地工作。

　　3.会议方案

　　活动策划的结果，是一套完善的会议方案，包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关实务、会议预算三个部分。

　　在会议的总结部分，确定会议主题非常重要。会议主题应与会议目标相一致，具有吸引力和共鸣性。例如，区域合作会议的主题可以是“展望未来”，公司年会的主题可以是“营销整合提升绩效”。为了使主题更加生动和流行，主题可以用图形化的标志来表达。“展望未来”的标志可以是未来风格的设计。“营销整合”的主题可以用“涓涓细流，汇成奔腾的河流”等图形来表达。当然，您也可以使用会议主题的缩写字母作为会议的符号。

　　会议日程是会议计划的主要部分。在这里我们需要考虑的是与会者的到达和离开时间，每个时段的活动安排，会议内容等。除了正式的会议议程，包括用餐、娱乐和休息，我们还需要考虑和安排尽可能彻底和准确的时间。此外，令人兴奋的开幕式和闭幕式也是主要考虑因素。会议日程通常是时间和事件的一种形式，但是许多重要的会议项目不能在日程中详细列出。因此，对于会议策划人来说，有必要详细列出会议从策划、实施到评价和反馈的各个环节的相关事务清单。这实际上是一个会议组织的蓝图，如果您可以遵循它的话。Tusuoji，会议可以自然地组织得井然有序，以达到预定的会议目标。